Les entreprises mettent de plus en plus en place des politiques de lancement d'alertes. C'est une belle initiative, mais par où commencer ? Pour de nombreuses organisations, il s'agit d'un tout nouveau processus à mettre en place et elles rédigent ces politiques pour la première fois.
Notre objectif est donc de vous aider à comprendre les meilleures pratiques en matière de rédaction d'une politique de lancement d'alertes. Nous vous expliquerons ce dont vous avez besoin dans votre documentation ainsi que les différentes sections qu'elle devra contenir. Enfin, nous conclurons en vous proposant un modèle que vous pouvez utiliser pour lancer votre politique. Notre objectif avec ce modèle est qu'il se lise facilement afin de vous aider à communiquer clairement vos directives concernant votre plate-forme de lancement d'alertes.
Étape 1 : Commencez par votre objectif
La première section de votre politique de lancement d'alertes doit se concentrer sur la situation dans son ensemble. Commencez par vos objectifs généraux et ce que vous voulez accomplir grâce à votre plate-forme de lancement d'alertes. Ensuite, décrivez les comportements que les employés doivent signaler ainsi que les personnes concernées par votre politique.
Objectifs généraux
Dès le début, il est bon de décrire, sous forme de points, les objectifs de votre plateforme de lancement d'alertes. C'est une chance de communiquer de manière claire et concise ce que vous voulez que votre programme réalise. Soyez bref, soyez très clair et assurez-vous qu'il s'agit d'objectifs très concrets. Les exemples peuvent ressembler à :
- Chaque employé devrait avoir la possibilité de s'exprimer de manière anonyme lorsqu'il estime que nous ne respectons pas nos valeurs d'entreprise.
- Nous pensons que tout le monde devrait pouvoir faire des signalements de manière anonyme.
- Nous nous engageons à protéger l'identité des lanceurs d'alerte. Ainsi, la décision de révéler leur identité leur sera propre.
- Nous enquêtons sur chaque rapport et documentons les résultats en fournissant des commentaires lorsque c'est nécessaire.
L'engagement de votre organisation
C'est ici que vous communiquez l'engagement de votre organisation à prendre en compte chaque alerte lancée. Votre engagement doit se concentrer sur des éléments larges et ambitieux tels que : "nous pensons que tous les employés doivent pouvoir s'exprimer", "les employés doivent se sentir en sécurité lorsqu'ils expriment leurs préoccupations", "les employés ont le droit d'être anonymes" et "les employés ne subiront pas de représailles pour avoir fait part de leurs préoccupations".
Quelles conduites doivent être signalées
Lors de la création de vos directives, il est important d'identifier les comportements que vous souhaitez que les employés signalent. Certains comportements comme le vol, la fraude, le harcèlement et la discrimination sont très clairs. D'autres comportements, en particulier les interactions personnelles, nécessitent une description très claire pour aider les employés à identifier facilement si quelque chose constitue une faute ou non.
Une bonne pratique consiste à répertorier les actes d'abus que vous souhaitez que les employés signalent, en fournissant des exemples concrets. Il est également utile d'identifier les comportements que vous ne considérez pas comme une inconduite (commentaires de la direction, interactions générales sur le lieu de travail, plaintes non constitutives d'une faute, etc.).
Qui est concerné par votre politique
Identifiez qui, à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation, sera couvert par votre politique. En règle générale, tous les employés en relèvent ; définissez également si votre politique couvre d'autres parties externes telles que les sous-traitants, partenaires et anciens employés.
Depuis la loi Waserman du 21 mars 2022, les protections s'étendent également aux facilitateurs (personnes physiques ou morales qui aident au signalement, comme les syndicats ou associations), pensez à les inclure dans le périmètre de votre politique.
Étape 2 : Décrivez votre processus
Après avoir décrit l'objectif de votre politique, vient ensuite le processus de soumission d'un rapport. Si votre objectif est le "pourquoi" et le "quoi", alors votre processus est le "comment".
Quelles sont les options dont disposent les employés pour lancer une alerte
La première étape est de communiquer comment les employés peuvent établir un rapport. Une solide politique de lancement d'alertes offre des options sur la façon de lancer une alerte. De plus en plus d'employés signalent par le biais de logiciels Web et mobiles. Il peut également y avoir une hotline téléphonique, une soumission par e-mail, voire par courrier.
Définissez clairement votre canal de communication privilégié, généralement celui qui offre le plus d'anonymat, aujourd'hui principalement des logiciels Web et mobiles permettant une communication anonyme bidirectionnelle. Il est également important d'offrir des options supplémentaires : pour les générations Y et Z, le Web ou le mobile sont privilégiés, tandis que les employés plus seniors pourraient préférer une hotline.
Important : depuis la loi Waserman (2022), les lanceurs d'alerte ne sont plus tenus d'utiliser le canal interne avant de passer à un canal externe. Il est donc d'autant plus stratégique de rendre votre canal interne plus simple et plus attractif que les alternatives externes.
Où les employés font-ils un rapport ?
Dans de nombreuses organisations, les employés ne savent pas où faire un rapport. Votre politique de lancement d'alertes est un endroit (mais pas le seul) où vous pouvez communiquer comment et où soumettre un rapport. Ne pas savoir comment faire un rapport est l'un des principaux freins, et l'un des plus faciles à résoudre. Renforcez la communication via des messages cohérents, un soutien de la direction et la formation des nouveaux employés.
Que se passe-t-il s'ils choisissent de rester anonymes
L'anonymat doit avoir une grande place dans votre politique. Communiquez ce que vous ferez pour protéger les identités : suppression des informations d'identification (localisation, adresses IP), plateforme indépendante du service informatique interne, communication bidirectionnelle sans révélation d'identité.
Il est important de noter que le lanceur d'alerte n'a pas besoin de s'identifier lors de son rapport initial. Mentionnez cependant que dans certains cas, une enquête ne peut se poursuivre sans connaître son identité, et que ce choix lui appartient entièrement.
Quel est le processus d'enquête
Décrivez le processus par lequel vos enquêtes se dérouleront. Définir les attentes à l'avance renforce la confiance des employés dans le résultat final. Précisez les délais de traitement, notamment le délai de 7 jours pour accuser réception d'un signalement et le délai de 3 mois pour informer le lanceur d'alerte des suites données, tels que prévus par la directive européenne transposée en droit français.
L'utilisation de tiers pour recevoir des rapports et enquêter
Décrivez comment vous travaillez avec des tiers et dans quels cas vous pouvez les utiliser. Des exemples peuvent inclure :
- Logiciel de lancement d'alertes basé sur le Web (précisez qu'il s'agit d'un fournisseur indépendant du service informatique interne)
- Agences comptables
- Avocats et cabinets juridiques
- Cabinets d'enquêteurs spécialisés
- Consultants en ressources humaines
Il est important de préciser que le logiciel de lancement d'alertes est géré par un prestataire externe indépendant, une confusion fréquente qui peut dissuader les employés de signaler par crainte que l'anonymat ne soit pas respecté.
Qui est alerté lors d'un rapport
Identifiez qui reçoit une alerte selon le type d'inconduite signalé. Par exemple : le service juridique pour les fraudes, les ressources humaines pour le harcèlement sexuel. Cela fournit un contexte général sans exposer les détails opérationnels.
Quel est le processus de réponse lors de la soumission d'un rapport
Décrivez comment le lanceur d'alerte est tenu informé : confirmation de réception, mises à jour régulières sur l'avancement, et clôture du dossier avec un retour final, en tenant compte des limites de confidentialité. Assurez-vous de boucler la boucle auprès du lanceur d'alerte une fois l'enquête terminée.
Que faire si le lanceur d'alerte n'est pas satisfait des réponses apportées
Décrivez le processus permettant au lanceur d'alerte de faire remonter son signalement. Précisez que dans ce cas, il devra généralement s'identifier, et détaillez les étapes à suivre.
Étape 3 : Décrivez comment vous protégez le lanceur d'alerte
Tous les lanceurs d'alerte veulent savoir comment ils seront protégés avant de faire un signalement anonyme. C'est dans cette section que vous décrivez les protections spécifiques que vous fournissez.
Anonymat
- Le lanceur d'alerte a le droit de rester anonyme à chaque étape du processus d'enquête.
- Vous utilisez des outils et plateformes qui protègent son identité pendant et après la soumission.
- À aucun moment l'organisation ne forcera le lanceur d'alerte à révéler son identité.
- Le lanceur d'alerte peut refuser de répondre aux questions susceptibles de l'identifier.
- Si le lanceur d'alerte sort de l'anonymat, vous documentez qui aura accès à son identité (gestionnaire de cas, équipe RH, etc.).
Représailles potentielles
Documentez les mesures que vous prendrez pour protéger un lanceur d'alerte de représailles directes. Ces protections couvrent notamment :
- Le licenciement ou la cessation d'emploi
- La gestion des performances
- Le harcèlement ou l'intimidation au travail
- Les avertissements ou mesures disciplinaires
- La discrimination
- Toute atteinte à la réputation, y compris sur les réseaux sociaux (ajout introduit par la loi Waserman de 2022)
Rappelons que la loi Waserman prévoit des peines pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende au pénal pour l'auteur de représailles, auxquelles s'ajoute une amende civile pouvant atteindre 60 000 €.
Risque estimé de représailles
Si un lanceur d'alerte anticipe des représailles, informez-le des mesures préventives possibles : congé, réaffectation ou autres dispositions protectrices. Notez que l'organisation pourrait ne pas être en mesure d'agir si le lanceur d'alerte est toujours anonyme.
Riposte contre les représailles
En cas de représailles avérées, indiquez les coordonnées de la personne à contacter et détaillez la protection fournie. Précisez également comment sont gérés les individus qui exercent des représailles : mesures disciplinaires, possibilité de résiliation de leur contrat.
Séparation des problèmes
Il est important de séparer les problèmes liés au signalement de tout autre problème de performance ou de contrat préexistant. Le lanceur d'alerte doit être protégé contre les représailles, tout en restant soumis aux mêmes exigences professionnelles que tout autre employé.
Protection et immunité pour les autres
Les mêmes protections accordées au lanceur d'alerte s'appliquent également aux témoins impliqués dans l'enquête à la suite de leur participation.
Protection et assistance législatives
De nombreux pays disposent de lois sur la protection des lanceurs d'alerte. En France, les textes de référence sont :
- La loi Sapin 2 (2016), socle fondateur
- La loi Waserman n° 2022-401 du 21 mars 2022, transposant la directive européenne du 23 octobre 2019, entrée en vigueur le 1er septembre 2022
- Le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 fixant les modalités de traitement des signalements
Confirmez que votre organisation respecte l'ensemble de ces réglementations et, si vous opérez à l'international, identifiez les législations applicables dans chaque pays concerné.
Étape 4 : Identifiez les rôles et responsabilités clés
Il est important d'identifier qui, au sein de l'organisation, est responsable de votre politique de lancement d'alertes. Précisez notamment :
- Quel rôle ou quelle équipe est propriétaire de la politique
- Quels sont les rôles individuels (gestionnaire de cas, enquêteur, manager, etc.) et leurs responsabilités
- Quelle équipe enquête sur les rapports selon le type d'abus signalé
- Pour les entreprises internationales : le programme est-il géré depuis le siège ou y a-t-il des référents locaux ?
Étape 5 : Terminez avec la gouvernance
La dernière section détaille la gouvernance de votre programme de lancement d'alertes et assure le lien entre l'organisation et votre conseil d'administration.
Suivi des modifications de la politique
Documentez qui est impliqué lorsque vous modifiez votre politique et qui l'approuve en fin de compte. Maintenez un registre des modifications (en annexe) indiquant les dates et les approbateurs.
Rapport à votre conseil d'administration
Précisez la fréquence à laquelle vous informez le conseil d'administration, ainsi que le comité responsable du suivi du programme. L'objectif est de garantir une supervision au plus haut niveau de l'organisation.
Conclusion : une politique efficace, portée par les bons outils
La rédaction de votre politique de lancement d'alertes n'est que la première étape. Elle doit évoluer en permanence et être constamment communiquée à votre organisation. L'établissement d'une politique efficace n'est pas une activité ponctuelle : c'est un effort continu.
Mais une politique, aussi bien rédigée soit-elle, ne produira ses effets que si elle s'appuie sur des outils à la hauteur des attentes de vos collaborateurs. C'est là qu'intervient Whispli.
Conçue par un ancien lanceur d'alerte, Whispli vous permet de mettre en œuvre chacune des étapes décrites dans ce guide, de la réception sécurisée et anonyme des signalements à la gestion des enquêtes, en passant par les mises à jour automatiques aux lanceurs d'alerte et les tableaux de bord de suivi pour vos équipes compliance. La plateforme est entièrement configurable pour s'adapter à votre structure, vos rôles et vos processus internes, et conforme aux exigences de la loi Waserman, du RGPD et de la norme ISO27001.
Donnez à vos employés les moyens de s'exprimer en toute sécurité et à votre organisation les outils pour agir.
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