Onet déploie sa ligne d'alerte éthique centralisée grâce à Whispli

Depuis 2020, Onet a décidé d’améliorer son dispositif d’alerte interne par la mise en place de la plateforme de lancement d'alerte Whispli permettant la saisie directe par le lanceur et l'intégration de courriers de signalement reçus (ancien dispositif). Le canal traditionnel du courrier ne permettait pas toujours de garantir l’anonymat, la confidentialité, ou encore la gestion efficace des alertes en interne. Lors de son déploiement au sein d’Onet, Whispli s’est rendu au siège de la Direction d’ Onet à Marseille afin de rencontrer l'équipe en charge du projet et de mieux cerner les besoins du Groupe : il s’agissait de disposer d'une plateforme sécurisée afin de centraliser les alertes des différents pays tout en co-gérant les investigations entre plusieurs départements.

Le déploiement de Whispli a été piloté par la Directrice Développement Responsable et Présidente du Comité d’éthique, Laurence Grillet Acerbo.

Afin de gérer le flux des alertes et de les trier efficacement, plusieurs départements du Groupe sont désormais impliqués dans le processus selon le type d’alerte reçu.

Toutes les alertes reçues font l’objet d’une phase d’analyse de leur recevabilité, réalisée par le Comité d’éthique, qui peut nécessiter déjà à ce stade un échange direct avec le lanceur d'alerte, via la boite de dialogue, pour préciser les éléments signalés.

Puis le cas est assigné à une équipe spécifique en fonction de sa problématique. Chaque Direction référente au niveau Groupe suit alors son propre processus d’investigation afin d'enquêter et de traiter le cas jusqu’à la mise en place du plan d’actions. La clôture du cas revient au Comité d'Ethique.

Cette co-gérance du dispositif nécessitait un outil flexible dans sa configuration : avec ses différents parcours d’enquête configurables, la plateforme Whispli a su offrir une solution adaptée.

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Simplicité et flexibilité : le secret d’un déploiement réussi

L'une des forces de Whispli était « la simplicité à configurer et à prendre en main la solution par les différents acteurs du processus, ainsi que la facilité d’échange avec la personne faisant un signalement et souhaitant rester anonyme » nous explique Laurence Acerbo. La mise en œuvre et le déploiement - accompagnés d’un interlocuteur Whispli dédié - furent simples et rapides, avec deux objectifs principaux :

• Au-delà de la loi Sapin II, Onet voulait se doter d’une ligne d’alerte professionnelle pour que ses employés puissent s'exprimer, anonymement ou non, en cas de comportements délictueux, inappropriés et non professionnels au regard des principes énoncés dans le code d’éthique d’Onet.
• Ces signalements doivent ensuite être assignés aux experts concernés au sein du Groupe pour un traitement optimal.

Afin de communiquer efficacement sur le dispositif en interne, Onet a fait tout d’abord une campagne de communication destinée au management, puis une communication plus large via les sites intranet, internet du Groupe sur le dispositif éthique complet.

Pour compléter cette communication, une rappel du dispositif avec un code QR redirigeant vers la page d’accueil de la ligne d’alerte est ajouté aux bulletins de salaire de tous les salariés français au minimum une fois par an. Un rappel nécessaire pour familiariser les employés avec le dispositif, et toutes les formations managériales liées à l’éthique rappellent au management cette ligne.

En tant qu'entreprise internationale, il était important pour le groupe Onet de disposer d'un dispositif d’alerte interne facilement accessible pour les employés, pas seulement en France mais également dans les différents pays d’activité. Sachant que les signalements se feraient à l'échelle internationale, Onet recherchait spécifiquement :

• Un système intuitif et moderne non seulement pour les lanceurs d’alerte mais aussi pour les gestionnaires de cas ;
• Une centralisation des cas au siège social afin de conserver une vue d’ensemble sur le climat éthique du Groupe et de faciliter la gestion des alertes ;
• Un dispositif qui encourage le dialogue entre gestionnaire de cas et lanceur d’alerte, quel que soit le degré d’anonymat souhaité par la personne ainsi que leur langue ;
• Un accompagnement pour faire connaître le dispositif auprès des collaborateurs et, par conséquent, augmenter le nombre d'alertes pour mieux gérer les risques internes ;
• Une solution qui garantit une conformité du Groupe face aux différentes législations en vigueur, notamment la loi Sapin II, le RGPD ainsi que la transposition de la directive européenne dans les pays où le Groupe opère.