Une plateforme de lancement d’alerte déployée dans plus de 60 pays chez Decathlon

Avec une présence dans 62 pays et plus de 1 500 magasins dans le monde, Decathlon a pour objectif de rendre le sport accessible à tous. Avec une telle présence à l'international, gérer et assurer la conformité éthique du Groupe dans chaque pays est un défi que l'équipe Compliance de Decathlon a pu relever avec Whispli.

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Proposer aux employés un canal sécurisé pour s'exprimer

Decathlon a décidé en janvier 2019 de s'équiper d'un nouveau système pour permettre aux employés de s'exprimer. Pour répondre aux exigences de la nouvelle directive européenne pour la protection des lanceurs d'alerte votée la même année, le système devait répondre à plusieurs critères :

• être facile à utiliser
• adaptable aux exigences légales en matière de signalement dans de nombreux pays
• disponible dans toutes les langues des salariés
• capable de centraliser et d'organiser tous les rapports
• permettant aux gestionnaires des alertes dans le monde entier de traiter les rapports en accord avec leurs exigences locales

Dans un environnement juridique en constante évolution, Decathlon avait besoin d'une plateforme facile à utiliser et à faire évoluer. L'équipe Conformité devait avoir la liberté de configurer la plateforme selon ses besoins et pour ses multiples entités à travers le monde.

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La rationalisation des processus pour une plateforme globale de lancement d'alertes

Avant la mise en place de Whispli, Decathlon proposait une politique de la porte ouverte : si les employés avaient des problèmes ou des inquiétudes, ils pouvaient s'adresser directement à leurs supérieurs pour les signaler. Il n'y avait pas de système centralisé pour s'assurer que la réglementation étaient respectée par les managers locaux. Decathlon estimait que cette organisation était trop décentralisée et ne représentait pas suffisamment ses valeurs : une entreprise qui veut démocratiser le sport de manière conforme et éthique. Sans visibilité claire et globale sur les risques, il était difficile de bien les identifier et les prévenir efficacement.

Le processus de mise en œuvre de Whispli chez Decathlon avait déjà commencé lorsque Pierre Poujade, l'actuel responsable de la conformité en charge du dispositif d'alerte international, a intégré l'équipe. Il a fallu monter en compétence très rapidement. Pierre a d'abord créé 20 pages d'accueil différentes (où les lanceurs d'alerte se rendent pour faire leur rapport) pour différents pays et dans différentes langues. "C'était très facile à mettre en place", a-t-il déclaré. Il a ensuite mis en place des automatisations pour supprimer un maximum de tâches manuelles. Par cette configuration, les rapports sont triés et attribués automatiquement aux équipes locales en fonction de critères thématiques et géographiques.

Avec l'arrivée de la loi Waserman, Decathlon a aussi pu automatiser des rappels pour les gestionnaires d'alertes, sous forme de notifications email, pour garantir le respect des délais imposés pour le traitement des alertes. Les lanceurs d'alerte reçoivent également automatiquement les accusés de réception réglementaires et des informations sur la progression de leur rapport.  Enfin, la plateforme permet également d'anonymiser les rapports pour se conformer au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Decathlon a également dû s'assurer que les gestionnaires d'alertes au niveau local étaient au fait des réglementations. Les lanceurs d'alerte doivent avoir le choix de faire traiter leurs rapports soit au niveau local ou au niveau du siège. Les partenaires, fournisseurs,  prestataires de services et sous-traitants peuvent également s'exprimer, et peuvent préférer s'adresser directement au siège. L'équipe du siège s'attendait à recevoir beaucoup de rapports directement, mais dans les faits, ça n'a pas été le cas.

S'assurer que Décathlon était à jour avec les différentes réglementations était un défi. Des conseillers juridiques dans les différents pays ont vérifié la formulation de chaque page d'accueil, dans un contexte législatif en évolution (par exemple avec la transposition de la directive européenne pour la protection des lanceurs d'alerte dans l'Union Européenne). Ils ont également dû adapter leurs plates-formes en fonction des filiales - bien que Whispli ait été déployé partout, certaines filiales souhaitaient dans un premier temps conserver leur propre système pour les signalements RH (comme le harcèlement). Whispli a donc d'abord été déployé au sein de ces entités pour couvrir uniquement les sujets Compliance, puis les sujets RH ont été intégrés à leur tour un peu plus tard.