« Une décision radicale a été prise : refondre le processus de traitement des signalements et se doter au passage d’une nouvelle plateforme plus moderne, plus réactive et mieux adaptée aux enjeux de l’entreprise.« 
– Stéphane Bernardeau, Chief Compliance Officer

EFFECTIF

>180k

INDUSTRIE

Grande Distribution

LOCALISATION

Europe, Asie et Afrique

SOLUTION PRÉDÉCENTE

Whistle-B

POINTS CLÉS

“Les équipes d’Auchan Retail constatent une baisse drastique du nombre de signalements sans suite et une fluidification des échanges avec les lanceurs d’alerte.”

Stéphane Bernardeau | Chief Compliance Officer

SYNTHÈSE

À propos d’Auchan

Auchan est une enseigne de grande distribution faisant partie de l’Association familiale Mulliez. Fondée en 1961 par Gérard Mulliez, il en fut le directeur jusqu’en 2006. En 2019, il s’agit de la quatrième enseigne de grande distribution mondiale et de la deuxième en France.

À l’occasion de l’adoption des nouvelles exigences apportées par la Directive européenne pour la protection des lanceurs d’alerte, Auchan a pris la décision de refondre son processus de traitement des alertes en adoptant une approche permettant d’assurer l’équité de traitement des signalements, une meilleure connaissance des risques de chaque entité ainsi qu’un accompagnement adéquat des équipes gérant peu d’alertes.

LES ENJEUX

Maintenir le dialogue avec les lanceurs d’alerte

Différentes problématiques se présentaient à Auchan avec leur dispositif d’alerte antérieur : un nombre conséquent d’alertes mal traitées, une plateforme de signalement peu intuitive, et un processus de traitement peu optimal. Le processus mis en place avant la refonte permettait certes de lancer une alerte mais difficilement d’avoir un suivi, notamment car les lanceurs d’alertes ne se reconnectaient jamais à la plateforme. Auchan avait également fait le choix de décentraliser le traitement des alertes, donnant une indépendence aux entités pour traiter des problématiques qui leur sont propres, mais qui manquait en transparence et nécessitait d’avoir un expert dédié pour chaque entité. D’autre part, Auchan évolue a une échelle globale dans un environnement législatif en constante évolution. 

Ces obstacles au bon fonctionnement du dispositif, au-delà de la dimension légale et du respect des lois, représente un risque de perte de confiance des collaborateurs et de mise en danger des lanceurs d’alertes accru.

Pour Auchan, la refonte du processus de signalement s’aligne avec une conviction profondément ancrée que les procédures de recueil et de traitement des signalements constituent un élément clé pour une bonne gouvernance et sont le reflet d’une culture d’entreprise saine.

LE PROCESSUS

Une solution pensée pour les lanceurs d’alerte

Suite aux constats réalisés vis-à-vis du précédent système de lancement d’alerte, Auchan a fait le choix de se tourner vers Whispli.

Ayant pour ligne directrice de faciliter le signalement pour les lanceurs d’alerte, d’augmenter la détection des risques et éliminer les dysfonctionnements à la source, le choix d’une plateforme internet associée à une application pour smartphone permet à Auchan de faciliter l’échange en temps réel avec ses lanceurs d’alerte.

L’expérience de lancement d’alerte intuitive proposée par Whispli permet un réel maintient de la discussion notamment grâce au système d’inbox, permettant de se reconnecter facilement, de rédiger des brouillons avant un signalement et de communiquer en temps réel via la plateforme.

De plus, Whispli propose une haute sécurité assurant la conformité avec toutes les restrictions et exigences législatives, y compris en Russie et en Chine. Les automatisations constituent également un atout considérable au service de l’entreprise et du respect d’une réglementation toujours plus exigeante, notamment avec les nouvelles dispositions de la Directive européenne.

Certaines fonctionnalités de Whispli ont joué un rôle clé dans la suppression des obstacles rencontrés par Auchan, notamment :

  • Une safe inbox, permettant aux lanceurs d’alerte de choisir leurs identifiants et de se reconnecter facilement afin de suivre le traitement de leur alerte, compléter les informations fournies, envoyer des pièces jointes si besoin, et sauvegarder des brouillons avant l’envoi de l’alerte
  • Une application smartphone facilitant les échanges en temps réel entre les lanceurs d’alerte et les gestionnaires de cas
  • Une plateforme intuitive, performante et hautement sécurisée, rendant les procédures accessibles à tous

RÉSULTATS

Une technologie au service de l’organisation

Suite à l’implémentation de Whispli, Auchan a largement étendu sa communication sur l’existence, le fonctionnement et les garanties apportées par leur dispositif d’alerte auprès de ses collaborateurs. Cette communication régulière se matérialise, entre autres, par des formations, de l’affichage, des articles sur les intranets, des mentions contractuelles mais aussi par des témoignages vidéo d’enquêteurs lors d’évènements internes tels que la “compliance week”.

Les bénéfices apportés par la plateforme se sont rapidement fait ressentir :

  • la fluidification des échanges entre lanceurs d’alerte et gestionnaires de cas, entraine un meilleur suivi des alertes;
  • le maintien des échanges avec les lanceurs d’alerte se traduit par des alertes plus qualitatives, plus simple à traiter, et qui mènent donc à une meilleure gestion des risques éthiques et conformité;
  • la visibilité accrue sur les risques et tendances au sein de Auchan, apportée notamment grâce aux automatisations et outils de statistiques avancés de Whispli, garantie une constante amélioration de l’ensemble de la culture éthique du Groupe.

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Vous êtes en bonne compagnie

Whispli est une plateforme primée et recommandée aussi bien par ses partenaires que ses clients

"J'ai eu l'occasion de mettre en place ce type d'outil par le passé et c'est la première fois que je travaille avec un partenaire [Whispli] qui sait transformer ce sujet sensible en opportunité."
"[Mon seul regret est de] ne pas avoir connu et mis en oeuvre Whispli plus tôt."

"[Ce que je préfere] c'est la modularité et la flexibilité de la plateforme ainsi que l'excellent support client."